Outreach Inc.
Na zeven jaar ervaring met een geautomatiseerde workflow zou Outreach Inc. niet meer kunnen functioneren zonder het systeem pdfToolbox voor hun geautomatiseerde preflightproces.
Outreach Inc. werd opgericht in 1996 en is gevestigd in Colorado Springs, in de Verenigde Staten. Het bedrijf is door de jaren heen aanzienlijk gegroeid en houdt zich naast drukwerk en uitgeverij nu ook bezig met andere activiteiten zoals webmedia, consulting, leadgeneratie enz. Outreach Inc. is actief in de hele Verenigde Staten en Canada.
De klanten van Outreach Inc. bestaan voornamelijk uit kerken en non-profitorganisaties die verbonden zijn met de kerkgemeenschap. Het doel van het bedrijf is om deze organisaties producten van de hoogste kwaliteit tegen de meest betaalbare prijzen te bieden.
Manuele preflight zorgt voor problemen
Aangezien Outreach Inc. voornamelijk met kerken werkt, is hun productie eerder seizoensgebonden. Tijdens periodes zoals Kerstmis en Pasen ervaren ze enorme pieken in hun bestellingen. “Tijdens deze piekmomenten stuitten we altijd op twee problemen”, zegt Steve Swart, Production Manager bij Outreach Inc. “Ten eerste misten we veel manuele preflightfouten die onaangekondigd opdoken tijdens het drukproces. Ten tweede hadden we door het grote volume aan bestellingen iemand die meer dan 10 uur per dag uitsluitend aan het preflighten van opdrachten werkte.”
In 2014 was de situatie niet langer houdbaar en was het tijd voor een verandering in het preproductieproces bij Outreach Inc. “Uit eerdere werkervaringen wist ik welke voordelen en precisie een geautomatiseerde preflightapplicatie kon bieden”, meldt Steve Swart. “Met degelijke software ben je immers niet afhankelijk van menselijke fouten of vermoeidheid die de workflow kunnen verstoren. De applicatie doet altijd wat je haar vraagt. Zo slaagde ik erin onze COO ervan te overtuigen dat ik op zoek moest gaan naar een softwareoplossing die onze grootste problemen zou opruimen. Via een reseller kwamen we uiteindelijk in contact met Four Pees.”
“David heeft aanvankelijk een paar profielen voor ons gebouwd en daarna zijn we het gewoon van daaruit blijven uitbreiden. Op dit moment hebben we ongeveer 140 opdrachten draaien in callas door de verschillende productvariaties die we aanbieden” - Steve Swart, Production Manager bij Outreach Inc.
pdfToolbox schiet te hulp
Na de problemen en behoeften van Outreach Inc. te hebben besproken, stelden David van Driessche, CTO van Four Pees, en de reseller pdfToolbox Server voor als de best mogelijke oplossing. “David heeft aanvankelijk een paar profielen voor ons gebouwd en daarna zijn we het gewoon van daaruit blijven uitbreiden. Op dit moment hebben we ongeveer 140 opdrachten draaien in callas door de verschillende productvariaties die we aanbieden”, stelt Steve Swart. “Dat aantal is een combinatie van werk van onze interne designafdeling, werk van onze web-to-print dat via de command-lineversie van pdfToolbox wordt aangeleverd en werk dat klanten aanleveren via een externe ontwerper. Een deel van de reden dat we zoveel setups hebben, is omdat producten uit onze web-to-print andere vereisten hebben dan producten uit onze reguliere designafdeling.”
“Nog iets wat het vermelden waard is, is dat het volledige installatieproces op afstand werd uitgevoerd”, voegt David van Driessche, CTO van Four Pees, toe. “Na een jaar covid-19 lijkt dit heel aannemelijk, maar in 2014 was het allesbehalve vanzelfsprekend. Toch verliep alles vlot en zonder problemen. Goede communicatie was hierbij de sleutel.” Steve Swart merkt op: “Hoewel de installatie via de telefoon verliep en David nooit langskwam bij het bedrijf, was er vrijwel meteen een gevoel van comfort. We voelden meteen dat we op Davids expertise konden vertrouwen en dat het zou lukken.”
“Geautomatiseerde preflight is een onderdeel geworden van onze dagelijkse activiteiten en we vertrouwen volledig op de software” - Steve Swart, Production Manager bij Outreach Inc.
Voordelen van geautomatiseerde preflight
De installatie van pdfToolbox Server heeft Outreach Inc. al veel voordelen opgeleverd. “Voordat we de software aanschaften, liet ik enkele grafisch ontwerpers het preflightproces uitvoeren nadat ik hen had opgeleid. Met de integratie van pdfToolbox Server konden ze terugkeren naar hun gebruikelijke taken en de repetitieve en tijdrovende preflighttaken achter zich laten”, zegt Steve Swart, Production Manager bij Outreach Inc. “Zeven jaar later denk ik niet dat er nog iemand, behalve 1 of 2 collega's naast mezelf, weet hoe manuele preflight werkt. Geautomatiseerde preflight is een onderdeel geworden van onze dagelijkse activiteiten en we vertrouwen volledig op de software. Anderzijds heeft het ons goed voorbereid op de huidige crisis op het vlak van vaardigheden die op de drukindustrie afkomt, aangezien steeds minder mensen geneigd zijn om voor een technisch beroep te kiezen.”
“Het grootste probleem dat werd opgelost door pdfToolbox Server te installeren, was het arbeidsbesparende aspect. Alleen al met dit aspect was het waarschijnlijk een ROI van 9 tot 10 maanden. Als je ook de opdrachten meerekent die we vroeger op de pers verknoeiden, was het zelfs nog sneller. We hadden gewoon de arbeidsbesparing nodig; alle andere zaken, zoals de netheid van de workflow en de betrouwbaarheid van de software dag in dag uit, waren voor ons allemaal een bonus.”
Bovendien vormt de seizoensgebonden aanpak geen probleem meer voor Outreach Inc. “We hebben nog nooit een periode gehad waarin onze pdfToolbox Server het op enig werk liet afweten. Deze Pasen hadden we waarschijnlijk 3 of 4 weken waarin we minstens 1000 preflights per week deden vanuit onze web-to-print en dan waarschijnlijk nog eens 400 interne designpreflights. Dat is veel meer dan wat we in 2014 deden en de software heeft er totaal geen moeite mee”, merkt Steve Swart op.
Na zeven jaar is Outreach Inc. nog steeds heel tevreden over en overtuigd van pdfToolbox. Ze zouden niet meer zonder kunnen functioneren.
Hallo, ik ben Tom!
Kan ik je helpen?
Ik ben je contactpersoon. Weet je niet waar je moet beginnen? Bel me, plan een videogesprek, of stuur me een e-mail. Ik ben een en al oor. Samen komen we er wel uit!
Tel: +32 9 237 10 00 | Email: tom.peire@fourpees.com | Plan een videogesprek
- Gerelateerde oplossingen: Production Dashboard, Prepress Automation, Job Onboarding
- Gerelateerde producten: pdfToolbox Server, pdfToolbox CLI
- Merk: callas