Outreach Inc.
Après sept ans d'expérience avec un workflow automatisé, Outreach Inc. ne pourrait plus fonctionner sans le système pdfToolbox pour son processus de preflight automatisé.
Outreach Inc. a été fondée en 1996 et est située à Colorado Springs, aux États-Unis. L'entreprise a considérablement grandi au fil des ans et, outre l'impression et l'édition, exerce désormais aussi d'autres activités comme les médias web, le conseil, la génération de leads, etc. Outreach Inc. est active dans l'ensemble des États-Unis et au Canada.
Les clients d'Outreach Inc. sont principalement des églises et des organisations à but non lucratif liées à la communauté ecclésiale. L'objectif de l'entreprise est de fournir à ces organisations des produits de la plus haute qualité aux prix les plus abordables.
Le preflight manuel pose problème
Comme Outreach Inc. travaille principalement avec des églises, sa production est plutôt saisonnière. Pendant des périodes comme Noël et Pâques, ils connaissent d'énormes pics de commandes. « Pendant ces périodes de pointe, nous rencontrions toujours deux problèmes », déclare Steve Swart, Production Manager chez Outreach Inc. « Premièrement, nous manquions beaucoup d'erreurs de preflight manuel qui surgissaient sans prévenir pendant le processus d'impression. Deuxièmement, en raison du volume important de commandes, nous avions quelqu'un qui travaillait plus de 10 heures par jour uniquement au preflight des travaux. »
En 2014, la situation n'était plus tenable et il était temps de changer le processus de préproduction chez Outreach Inc. « Grâce à mes expériences professionnelles précédentes, je savais quels avantages et quelle précision une application de preflight automatisé pouvait apporter », rapporte Steve Swart. « Après tout, avec un logiciel solide, on ne dépend pas des erreurs humaines ni de la fatigue qui peuvent perturber le workflow. L'application fait toujours ce qu'on lui demande. J'ai donc réussi à convaincre notre COO que je devais chercher une solution logicielle qui règlerait nos principaux problèmes. Par l'intermédiaire d'un revendeur, nous sommes finalement entrés en contact avec Four Pees. »
« David a d'abord créé quelques profils pour nous, puis nous avons simplement continué à les développer à partir de là. Pour le moment, nous avons environ 140 travaux qui tournent dans callas en raison des différentes variations de produits que nous proposons » - Steve Swart, Production Manager chez Outreach Inc.
pdfToolbox à la rescousse
Après avoir discuté des problèmes et des besoins d'Outreach Inc., David van Driessche, CTO de Four Pees, et le revendeur ont suggéré pdfToolbox Server comme la meilleure solution possible. « David a d'abord créé quelques profils pour nous, puis nous avons simplement continué à les développer à partir de là. Pour le moment, nous avons environ 140 travaux qui tournent dans callas en raison des différentes variations de produits que nous proposons », déclare Steve Swart. « Ce nombre est une combinaison de travaux de notre département design interne, de travaux de notre web-to-print qui sont introduits via la version en ligne de commande de pdfToolbox et de travaux que les clients fournissent via un designer externe. Une partie de la raison pour laquelle nous avons autant de configurations, c'est que les produits de notre web-to-print ont des exigences différentes de celles des produits de notre département design habituel. »
« Une autre chose qui mérite d'être mentionnée, c'est que l'ensemble du processus d'installation a été réalisé à distance », ajoute David van Driessche, CTO de Four Pees. « Après une année de covid-19, cela semble très plausible, mais en 2014 c'était tout sauf évident. Néanmoins, tout s'est déroulé sans accroc et sans le moindre problème. Une bonne communication a été la clé dans cet exemple. » Steve Swart commente : « Même si l'installation s'est faite par téléphone et que David n'est jamais venu visiter l'entreprise, un niveau de confiance s'est installé presque immédiatement. Nous avons tout de suite senti que nous pouvions compter sur l'expertise de David et que cela allait fonctionner. »
« Le preflight automatisé est devenu une partie de nos activités quotidiennes et nous nous reposons entièrement sur le logiciel » - Steve Swart, Production Manager chez Outreach Inc.
Les avantages du preflight automatisé
L'installation de pdfToolbox Server a déjà apporté de nombreux avantages à Outreach Inc. « Avant d'acheter le logiciel, je faisais réaliser le processus de preflight par quelques graphistes après les avoir formés. Avec l'intégration de pdfToolbox Server, ils ont pu revenir à leurs responsabilités habituelles et laisser derrière eux les tâches de preflight répétitives et chronophages », déclare Steve Swart, Production Manager chez Outreach Inc. « Sept ans plus tard, je ne pense pas que quiconque, à part 1 ou 2 collègues en dehors de moi, sache encore comment fonctionne le preflight manuel. Le preflight automatisé est devenu une partie de nos activités quotidiennes et nous nous reposons entièrement sur le logiciel. D'un autre côté, cela nous a vraiment bien préparés à l'actuelle crise des compétences qui touche l'industrie graphique, puisque de moins en moins de personnes sont enclines à se tourner vers les métiers techniques. »
« Le plus gros problème résolu par l'installation de pdfToolbox Server était l'aspect gain de main-d'œuvre. Rien qu'en considérant cet aspect, le ROI était probablement de 9 à 10 mois. En tenant compte des travaux que nous rations autrefois sur presse, cela aurait même été plus rapide. Nous avions tout simplement besoin de ces économies de main-d'œuvre ; toutes les autres choses, comme la propreté du workflow et la fiabilité du logiciel jour après jour, étaient un bonus pour nous. »
De plus, l'approche saisonnière ne pose plus de problème pour Outreach Inc. « Nous n'avons jamais connu de période où notre pdfToolbox Server a calé sur un travail. À Pâques dernier, nous avons probablement eu 3 ou 4 semaines pendant lesquelles nous réalisions au moins 1000 preflights par semaine depuis notre web-to-print, puis probablement encore 400 preflights de design internes. C'est bien plus que ce que nous faisions en 2014 et le logiciel n'a aucun problème avec cela », commente Steve Swart.
Après sept ans, Outreach Inc. est toujours très satisfaite et convaincue par pdfToolbox. Ils ne pourraient plus fonctionner sans.
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